La Gestión de flotas permite conocer en tiempo real la ubicación de los vehículos de la empresa o la organización propietaria de los mismos. Para ello, se instala un equipo telemático, con capacidad para detectar su posición en tiempo real (basada en las constelaciones de satélites) y transmitirla a través de una red de comunicaciones móviles a un servidor remoto.

El sistema de localización más popular es el GPS (Sistema de Posicionamiento Global), y está basado en la constelación de satélites del Departamento de Defensa del Gobierno Americano. Pero en los últimos años se han desarrollado otras constelaciones alternativas y complementarias, como el sistema Galileo europeo, el Glonass Ruso, o el Beidou Chino.

Los chips modernos que incorporan los equipos telemáticos, que se utilizan como receptores por satélite, utilizan todas las tecnologías anteriormente mencionadas para dar la ubicación con la mejor precisión posible.

El sistema Europeo destaca por tener una mayor precisión en cuanto a la localización obtenida (es 5 veces mejor que la del GPS).

En cuanto a las redes de comunicaciones móviles, los equipos telemáticos precisan de un medio de transmisión sin cables, para poder transmitir la información con la movilidad del vehículo. El sistema más popular en Europa es el GPRS. La red GPRS se basa en las antenas de las redes GSM, y permiten enviar datos a baja velocidad. La gestión de flotas no precisa del envío de grandes cantidades de datos, tan solo unos pocos bytes (latitud, longitud, altura, velocidad, rumbo, etc) y cada cierto tiempo (minutos). Con el despliegue de las redes 3G, 4G, 5G, son sistemas alternativos para el envío de información, aunque como hemos comentado estas redes se caracterizan por incrementar la velocidad de transmisión (ancho de banda), lo cual no es un requisito para la gestión de flotas.

Los datos que recoge el equipo telemático se envían a un servidor centralizado. A través del software de ese servidor, se puede visualizar la Localización de la Flota. Pero hay muchas otras funciones que permiten realizar estos servidores, asociadas a la localización de los vehículos. Se pueden realizar informes de las actividades que han realizado los vehículos, conocer las paradas realizadas, kilómetros recorridos, qué visitas se realizan a los clientes y cuándo, los tiempos de paso por cada punto, y un sinfín de funciones más.